Protokoll för PTCCS årsmöte 2009-04-12 Gränna

1. Mötets öppnande
1. Håkan hälsar alla välkomna och öppnar stolt mötet med ett slag med klubbens första riktiga ordförandeklubba.
2. Mötets stadgeenliga utlysning
1. Kallelse till mötet har utgått per mail till alla medlemmar samt varit anslaget på hemsidan.
3. Upprättande av röstlängd
1. Närvarolist går runt där medlemmar skriver upp namn och medlemsnummer
2. Se bilaga 1 Namnlista
4. Val av ordförande och sekreterare för mötet
1. Mötet beslutar utse sittande ordf. och sekr.
2. Ordf : Håkan Danielsson
3. Sekr. Kimmo Jää-Aro
5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare
1. Mats Brygård och Fredrik Johansson väljs att justera protokollet tillika räkna röster vid behov.
6. Godkännande av dagordning inklusive anmälan av övriga frågor
1. Styrelsen anmäler en övrig fråga samt presentation av hemsidenkäten att lägga till dagordningen
7. Styrelsens verksamhetsberättelse samt resultaträkning
1. Claes presenterar resultaträkningen och redogör för ekonomin i klubben.
2. Håkan presenterar verksamhetsberättelsen, se Bilaga 2 Verksamhetsberättelse
3. Hela årsredovisningen bilägges protokollet , se Bilaga 3 Årsredovisning

8. Revisorns yttrande
1. Claes läser upp revisorns yttrande i revisionsberättelsen. Bilägges protokollet. Se Bilaga 4 Revisionsberättelse
2. Revisorn tillstyrker att årsmötet beviljar styrelsen ansvarsfrihet för 2008 års räkenskapsår.
9. Styrelsens ansvarsfrihet
1. Årsmötet beviljar styrelsen ansvarsfrihet
2. Styrelsen tackar mötet
10. Behandling av, i rätt tid, inkomna motioner
1. Styrelsens förslag , angående ändring av valberedningens mandattid till 2 år. Valberedningens ledamöter har förskjuten mandatperiod
1. Mötet beslutar bifalla styrelsens förslag
2. Sammanställning av Styrelseposter samt verksamhetsposter
1. Mötet beslutar bifalla styrelsens förslag
2. En sammanställning av arbetsuppgifter för styrelse och verksamhetsposter bilägges protokollet se Bilaga 5 Styrelse och verksamhetsposter
11. Valberedningens yttrande
1. Roger presenterade valberedningens förslag
2. Förslag och beslut se nedan pkt 12-14
12. Val av styrelseledamöter.
1. Ordförande (väljs på 2 år)
1. Valberedningen föreslår Håkan Danielsson
2. Mötet beslutar bifalla förslaget.
2. RIKS-träffansvarig (väljs på 2 år)
1. Valberedningen föreslår Tommy Andersson
2. Mötet beslutar bifalla förslaget.
3. Övrig styrelseledamot (väljs på 1 år)
1. Valberedningen föreslår Johan Landberg
2. Mötet beslutar bifalla förslaget.
13. Val av suppleanter (väljs på 1 år )
1. Valberedningen föreslår Joakim Landberg och Bengt Molinder
2. Mötet beslutar bifalla förslaget
14. Val av revisorer (väljs på 1 år)
1. Valberedningen föreslår Michael Ehrenborg
2. Mötet beslutar att bifalla förslaget
15. Val av valberedning 2 personer
1. Mötet beslutar välja Roger Lind på 1 år
2. Mötet beslutar välja Michael Blidén på 2 år
16. Förslag till budget för kommande verksamhetsår
17. Övriga frågor
1. Styrelsen meddelar att dela ut priset Årets medlem 2008 till medlemmarna Bengt och Gunilla Molinder, medlemsnummer 445 och Lennart och Irene Gunnarsson, medlemsnummer 448. Motiveringen lyder :” För ett utmärkt arbete med träffen i Pinnarp. Rundturer i ett mycket vackert landskap och väl valda stopp ut efter vägen samt val av bra camping för boende. Helt enkelt tagit fram ett hållbart koncept för hur våra träffar ska genomföras. ” Priset kommer i form av en plakett och ett fritt medlemskap för året 2010.
2. Styrelsen vill även tacka för de svar som inkommit i de enkät på hemsidan som legat ute under mars månad. Vi hoppas göra klubben ännu bättre. En sammanfattning av svaren och förklaringar finns i Bilaga 6 Enkäten
18. Mötets avslutning
1. Håkan tackar alla närvarande och avslutar mötet med ett slag med klubban

Sekreterare justeras av

Kimmo Jää-Aro Mats Brygård

Fredrik Johansson

Bilaga 1 Närvarolista Årsmöte PTCCS 2009 Gränna

Medlemsnummer Namn
149 Johan Landberg
99 Mats Brygård
734 Kenneth Karlsson
644 Stefan Danielsson
286 Åke Andersson
755 Anders Ekelund
595 Cosa Valy
519 Lorentz Hällsten
593 Fredrik Johansson
735 Staffan Johansson
57 Roger Lindh
270 Joakim Landberg
5 Claes Björk
347 Tommy Andersson
48 Håkan Danielsson
334 Kimmo Jää-Aro

Bilaga 2

Verksamhetsberättelse. 2008

Året har varit rätt turbulent. Byte av ordförande. Mitt i perioden, men en sådan sak skall inte hindra oss i vår verksamhet, så det är därför jag Håkan Danielsson TF Ordförande presenterar detta.

Som valigt drog vi igång med träffarna till påsk, tyvärr så var vädret inte på vår sida, snön öste ner så det tänkta programmet fick ställas in och reservplanen togs fram.
Vi som kom 4 bilar bestämde oss för att åka upp till Elmia och gå på Motorshowen.
För oss som var där var det kul.

Pinnarp det var årets andra riksträff, då var solen och värmen med oss och det arrangemanget var av toppklass. Fina vägar att åka på och bra platser att besöka.

Tredje riksträffen var i Norberg och då hade vi också årets Årsmöte. Riktigt kul arrangemang med besök i en gruva. Enda missen den gången var alla hundar som var där. Har jag hört, var ej där på natten.

Fjärde riksträffen var i Växjö och det var årets sista Riksträff. Mycket bra arrangemang, bra uppslutning, alla arrangemang var riktigt trevliga och mycket vackra vägar att åka på, stort tack till arrangörerna för denna och övriga träffar vi haft under året. Ni skall känna er riktigt stolta, för det är vi över er och det arbetet ni lagt ner på detta.

Vad står klubben för? Att sammanföra folk med intresse för bilen PTcruiser, att vi kan upprätt hålla intresset för den och för klubben. Klubben har nu funnits i 6 år och det är lätt att man stagnerar i sitt arbete. Som ni kommer ihåg hade vi ett frågeformulär om vad du tycker i olika frågor. Den kommer att presenteras på webben snart. För mig och många fler har klubben blivit ett lyft, man lär känna personer som man aldrig annars skulle ha träffat, så den sociala biten av klubben arbete har mycket stort värde. Tänk bara på Malmö träffen 2007 när vi lärt känna en del av den Tyska klubben, utan vårat intresse för bilen hade vi aldrig träffats.

Kul det har det varit, otroligt intressanta år och mycket roliga sådana. Alla träffar, inte bara dom som är rikstäckande utan alla små lokala träffar som man ibland åker på, Bilen har funnits i Sverige i 9 år nu och fortfarande kommer det fram folk och vill prata om bilen, och titta i den. Hur mången Volvo eller SAAB vill folk titta på och i när den är 9 år gammal? Ok ni tänker ja du har ju stylat din bil, men jag kan säga er att det gäller även en bil som inte något är gjort med.

Som avslutning vill jag säga att utan er hade det inte varit någon klubb. Klubben finns bara så länge det finns medlemmar i den. Så jag hoppas på många år till.

TF Ordförande
Håkan Danielsson

Bilaga 3

ÅRSREDOVISNING

för

PT CRUISER CLUB SWEDEN
Org.nr.866601-8133

STYRELSENS ÅRSREDOVISNING
FÖR RÄKENSKAPSÅRET
2008-01-01 – 2008-12-31

INNEHÅLL SIDA

-resultaträkning 1
-balansräkning 2

PT Cruiser Club Sweden 08-01-01
866601-8133 08-12-31

08-01-01 07-01-01
Resultatrapport 08-12-31 07-12-31

Rörelsens intäkter

Försäljning/intäkter

Årsavgifter 49 564,53 57 244,41
Kläder/kepsar 15 600,00 3 060,00
Dekaler/styling 1 740,00 680,00
Service/Underhåll 298,00 2035,00
Träffavgifter 10750,00 3782,00
Rephandböcker 1 380,00 2 208,00
Övrigt 560,00 0,00
Porto 0,00 12657,00
Frakt 1084,00 506,00

summa försäljning 80 976,53 82172,41

Summa rörelsens intäkter 80 976,53 82 172,41

Rörelsens kostnader

Inköp Kläder/kepsar -12650,00 -1248,00
Inköp Dekaler/Styling -2030,00 -2142,00
Inköp Service/Underhåll 0,00 -838,00
Inköp träffkostnader -41343,87 -48570,32
Inköp Rephandböcker -732,00 -1458,00
Förändring Lagervärde -5790,00 -3707,00
Kostnad Medlemsgåva -11063,00 -18139,00

summa material och varor -73608,87 -76102,32

Bruttovinst 7 367,66 6 070,09

Övriga kostnader
Förbrukningsinventarier -299,00 0,00
Fraktkostnader -2307,70 -6905,78
Porto -2132,00 -13539,30
Administrativa kostnader -14143,27 -20973,45

Summa övriga kostnader -18881,97 -41418,53

Summa rörelsens kostnader -92490,84 -117520,85

Resultat före finansiella poster -11 514,31 -35 348,44

Finansiella intäkter och kostnader
Ränteintäkter 0,00 0,00
Summa finansiella intäkter och kostnader 0,00 0,00

Resultat efter finansiella poster -11514,31 -35348,44

REDOVISAT RESULTAT -11514,31 -35348,44

sid 1 ( 2 )
PT Cruiser Club Sweden 08-01-01
866601-8133 08-12-31

Balansrapport IB080101 förändring UB081231

TILLGÅNGAR

Omsättningstillgångar
Lager 14524,00 -5790,00 8734,00
Kassa 659,00 240,20 899,20
Postgiro 20483,74 -3330,04 17153,70
Checkkonto 4622,21 -2634,47 1987,74
Summa omsättningstillgångar 40288,95 -11514,31 28774,64

SUMMA TILLGÅNGAR 40288,95 -11514,31 28774,64

SKULDER OCH EGET KAPITAL

Eget kapital
Balanserade vinstmedel -75637,39 35348,44 -40288,95
Föregående års resultat 35348,44
Årets resultat 11514,31
Summa eget kapital -40288,95 35348,44 -28774,64

SUMMA SKULDER OCH
EGET KAPITAL -40288,95 35348,44 -28774,64

Bilaga 4

Din webbläsare kanske inte stöder visning av den här bilden.
Bilaga 5
Styrelse och verksamhetsposter:
Ordförande

Sammanställa Nyhetsbrev och info för maildistribution samt lägga upp på hemsida, i samråd med webmaster

Brev till IT-befriade medlemmmar (förnärvarande 19 st brev)

Är ansiktet utåt gentemot massmedia och representerar klubben i officiella sammanhang.

Spindeln i nätet för att leda och fördela styrelsearbetet.

Nyhetsbrev 12 st per år

Deadline den 10 varje månad. Utskick den 12 varje månad.

Info till hemsida löpande till webmaster.
Kassör

Ekonomi

Håller i klubbens bokföring samt

håller kontakt med revisor.

Informerar om inbetalda medlemsavgifter samt påminnelser per mail angående obetalda avgifer.

Presenterar bokslut och årredovisning på årsmöte.

Medlemsavgifter tas in löpande från nya medlemmar samt deadline för medlemsavgift för övriga sista februari.

RIKSträffar

Hantera och samordna träffar tillsasmmans med lokalansvarig

Hantera info om lokal och RIKS-träffar på hemsida

Förbereda max 3 RIKSträffar

Samordna kontakter med andra klubbar

Boka platser på bilträffar där det är gratis såsom

Bokar 10 st platser Varberg Weels & Wings

Bokar 10 st Barkarby Weels Nats

Bokar 10 st Power Meet Västerås

Information angående kommande träffar mailas till ordförande till nyhetsbrevet före den 10 varje månad samt uppdaterar info löpande på hemsida.

Sekreterare

Hantera protokoll

Organisera och spara orginalprotokoll och möteshandlingar.

Digitalt och papperformat

Kallelse till styrelsemöten 1 vecka före med dagordning

Protokoll för justering inom 1 vecka och utskick inom 2 veckor

Styrelse ledamot

Hjälpa till med styrelsearbetet

Suppleanter

Ersätta ordinarie frånvarande ledamöter på styrelsemöten.
Rabattansvarig

Att jaga rabatter och hålla kontakt med butiker och företag för försäljning av varor/tjänster till medlemmar.

Andra medlemmar kan tipsa om presumtiva rabattgivare.

Har mandat att upprätta avtal enligt standardavtal.

Informera webmaster angående avtal för hemsidan löpande.

Info till Nyhetsbrevet före den 10 varje månad.
Klubbshopen ev 2personer

Inköp av varor till butiken.

Kontakter med leverantörer

Försäljning och utskick alternativt vidarebefordran av varor

Viss lagerhållning.

Ta fram nästa års medlemsgåva. (styrelsen lägger fram ram för inköp)

Ta fram träff-priser och pokaler i samråd med RIKSsträff
Utskick & medlemsregister

Handha och uppdatera medlemsregister löpande, utskick av nyanmälningar. Styrelsen webmaster)

Ta emot anmälningar från nya medlemmar

Utskick av medlemskort och medlemsgåva, välkomstbrev enligt standardformat samt faktura för medlemsavgift.

Skickar ut uppdaterd medlemslista vid behov.

I utskick till nya medlemmar ingår

Medlemskort

Vindrutedekal (inkl monteringsanvisning)

Medlemsgåva

Ev viktig info (styrelsen informerar)
Webmaster

Hantering och administrering av hemsida

Uppdatera nya medlemmar på hemsida

Support om hemsidan till Ordf, RIKS-träff och Sekreterare
Köp & Sälj hemsida

Starta upp ”Köp och sälj” funktion på hemsida.

Administrera Köp & Sälj –sidan

Montergruppen

Ta fram förslag enligt syrelsens direktiv

Bilaga 6

Webenkäten

Sammanfattning av webenkäten.

Styrelsen beslutade under vintern att vi behöver få en bättre inblick i vad medlemmarna önskar av klubben och om det saknas något i det utbud som klubben idag har.

Det är alltid svårt att få till en bra enkät med många och vägledande svar. Antingen blir frågorna för många eller krångliga att ingen orkar svara eller för få och intetsägande.

På det stora hela har svaren varit positiva och styrelsen och berörda personer rodnar besvärat.

Styrelsen vill med detta tacka alla som svarat och särskilt de få som har haft kritik till de som klubben sysslar med. Det är genom era åsikter , såsom kritik som vi försöker göra en bättre förening.

Ska försöka svara på några av de frågor som kommit upp:

1. Önskemål om flera/andra produkter i shopen.
1. Eftersom vi är en ideell förening och de artiklar vi har i shopen hamnar i garderoben hos någon i styrelsen kan vi inte ha alltför skrymmande saker. Vi försöker att samordna leveranser direkt från tillverkare och leverantörer.
2. Vi är en liten förening vilket gör att vi har svårt att konkurrera om priser, däremot försöker vi länka till PT relaterade produkter.
3. Vi tar emot alla förslag på produkter som vi kan tänkas hantera.
2. Önskemål om avtal med försäkringsbolag/bensinbolag och andra rabatter.
1. Än så länge är vi en för liten grupp för att försäkringsbolagen eller bensinbolagen ser nån vinning i ett samarbetet.
2. Men vi fortsätter att kolla ifall de skulle ändra sig. Gäller kanske bara att hitta rätt person.
3. Klubben har en rabattansvarig, men det kommer alltid behövas tips om företag som klubben kan skriva rabattavtal med.
3. Önskemål om träffar norrut.
1. Vi har länge försökt få ihop en träff norrut, men behöver nån med lokalkännedom om bra boende och cruisingvägar, men inte lyckats hitta nån kandidat, samtidigt som de flesta medlemmar finns söder om Stockholm.

Diagram och svarsfördelning kommer att finnas att beskåda på hemsidan. Styrelsen tackar än en gång för alla svar och vi kommer förmodligen återkomma med ytterligare frågor framöver.